Все мы пишем сообщения и письма по-разному. Структура, стиль, манера подачи, а еще иногда не даем обратную связь. Мы-то знаем, что пошли готовить ответ, и пусть это займет неделю или больше, как будет информация – так напишу.
Увы, часто информационный вакуум заполняется совсем не радужными субстанциями и верой в лучшее. Из моего опыта самая мягкая реакция: «Что за фигня?! Что происходит?! Почему мне не ответили?! Какого ***?!».
В коммуникации с иностранными контрагентами все тоже самое умноженное на разницу во времени, внутренние согласования, языковой барьер, культурные особенности и другой ритм жизни.
Письмо с красивыми коммерческими материалами и ценами отправили, а ответа нет. День. Три дня. Три недели. Все кануло в небытие, интереса нет.
Подождите! Никакого фатализма. Такой подход почти всегда неверная интерпретация.
В большинстве случаев это не «нет». И именно здесь продолжается наша работа, чтобы не выпасть из поля зрения потенциального партнера, и сохранить баланс между навязчивостью и профессиональной коммуникацией.
Здесь нам на помощь приходят повторные письма/сообщения (далее - follow up письма).
Цикл принятия решения в экспортных сделках обычно длительный. Между первым знакомством на выставке и подписанным контрактом может пройти год или больше. Все это время коммуникация либо поддерживается, либо затухает. Follow up письма – способ поддерживать связь с партнером без какого-либо давления на него.
«А куда именно писать?» – спросите вы и это резонный вопрос.
Платформа для общения имеет значение. Лучше уточнить заранее, прямо при первом знакомстве: «What is the best way to reach you?». Показываем нашу заинтересованность, гибкость и уважение ко времени партнера.
«А когда лучше писать?» – еще один резонный вопрос.
Базовый план для повторных писем такой: - после первого контакта – через 1-2 дня; - после отправки материалов – через 5–7 дней; - после встречи – в течение 24 часов; - после паузы – через 1-3 месяца, если был интерес.
Это не жесткие временные рамки. Вы не давите, но и не исчезаете из виду. Обычно в одной цепочке 2-4 follow up письма – это нормально. После либо появляется активность, либо контакт уходит в базу с пометками о проделанной работе.
И еще один важный вопрос: «Что писать?». Разберем примеры follow up писем на английском (как пока еще лингва франка) для разных жизненных ситуаций:
1. После первого знакомства Познакомились с потенциальным партнером на выставке, бизнес-миссии или онлайн-встрече. Обменялись контактами. Договорились «быть на связи». Прошло несколько дней.
E-mail
Тема: Great to meet you at [название мероприятия]
Основной текст:
Hello [имя партнера],
It was great to connect at [название мероприятия]. I enjoyed our conversation about [кратко указать тему].
I’ve attached our product catalogue and a short company overview.
Happy to answer any questions or set up a call if useful.
Best regards,
[Ваши контактные данные, название компании]
Мессенджер:
Hello [имя партнера], this is [ваше имя] from [название вашей компании]. We met at [название мероприятия]. Great to connect! I’ll share our catalogue shortly. Happy to discuss if helpful.
Cоцсеть (в этом примере вы уже заранее подумали об удобстве партнера и отправили ему e-mail с материалами о продукции):
Hello [имя партнера], it was great meeting you at [название мероприятия]. I've sent you an email with our materials. Just wanted to make sure it reached you.
2. После участия в выставке, без предварительных договоренностей Контакт из стопки визиток. Вы говорили минут десять на стенде, имя есть, e-mail есть, разговор был содержательный, комментарии по итогам общения зафиксированы – письма от вас партнер не ждет, но и не удивится.
E-mail:
Тема: Following up from [название мероприятия]
Основной текст:
Hello [имя партнера],
Hope you’re settling back in after [название мероприятия] – these events always come with a full inbox.
We spoke briefly about [тема беседы на стенде] at our stand.
I wanted to share a few materials that might be relevant for you: [кратко, какие материалы прикладываете – каталог, пример использования, технические характеристики].
Happy to pick this up whenever convenient for you.
Best regards, [Ваши контактные данные, название компании]
Мессенджер:
Hello [имя партнера], [ваше имя] here from [название вашей компании]. We met at [название мероприятия]. Sharing our catalogue as promised. Happy to answer any questions or jump on a call.
Cоцсеть (в этом примере вы уже заранее подумали об удобстве партнера и отправили ему e-mail с материалами о продукции):
Hello [имя партнера], Great meeting you at [название мероприятия]. I've sent a follow-up email with our materials. Just wanted to make sure it didn't get lost in the post-show inbox. Feel free to reach out anytime.
3. После отправки коммерческих материалов Вы отправили каталог, презентацию или коммерческое предложение. Прошла неделя, ответа нет.
E-mail:
Тема: Following up – [Company Name] materials
Основной текст:
Hello [имя партнера],
Following up on the materials I shared last week. Hope you had a chance to look through them. Happy to answer any questions or share more details if needed.
Let me know if you'd be open to a quick call this or next week.
Best regards, [Ваши контактные данные, название компании]
Мессенджер:
Hello [имя партнера], just checking in on the catalogue I sent last week. Let me know if you have any questions. Happy to set up a quick call.
Cоцсеть:
Hello [имя партнера], I shared some materials on [ваш продукт/услуга] last week. Just wanted to make sure they reached you. Happy to discuss if this is relevant on your side.
4. После предметной встречи Провели встречу (онлайн или офлайн), обсудили детали: технические параметры, условия поставки, возможную схему работы. Разошлись с пониманием «мы подумаем». Это самый важный follow up! Здесь нужно зафиксировать договоренности и обозначить следующий шаг, иначе переговоры легко подвисают на неопределенный срок.
E-mail:
Тема: Next steps [название проекта]
Основной текст:
Dear [имя партнера],
Thank you for our meeting on [дата]. It was a very useful discussion.
To summarise: - [перечисляем основные моменты встречи, например, 1. условия поставки первой партии]; - [2. необходимая техническая документация]; - [3. структура ценообразования для пилотного заказа].
As discussed, the next step is [о чем вы договорились, например, отправить пересмотренное коммерческое предложение к конкретной дате].
Please, let me know if I've missed anything or if you need any additional information.
Best regards, [Ваши контактные данные, название компании]
Мессенджер:
Hello [имя партнера], thanks for the meeting today. I'll send a short summary by email. As discussed, the next step is [действие]. Let me know if that works on your side.
Соцсеть:
Hello [имя партнера], great speaking with you today. I've sent a meeting summary to your email – happy to take it further from there.
5. После долгой паузы Последний контакт с партнером был несколько месяцев назад. Что-то не сложилось или был не подходящий момент, или произошли изменения внутри компании партнера или вашей компании. Но интерес был. Ситуация не самая ловкая. Рынки меняются, приоритеты меняются, все меняется, а мы все равно отправим follow up письмо.
E-mail:
Тема: Checking in – [название вашей компании]
Основной текст:
Dear [имя партнера],
I hope all is well. We last connected [временные рамки, например, на выставке CIIE в ноябре прошлого года] and discussed a potential collaboration.
Since then, [одно важное обновление, например, вы расширили линейку продукции, запустили производство в регионе партнера].
Thought I’d check if this might be a good time to reconnect.
[Ваши контактные данные, название компании]
Мессенджер:
Hello [имя партнера], [ваше имя] from [название вашей компании] – we were in touch earlier this year about [тема]. Just checking in to see if this might be a good time to reconnect.
Соцсеть:
Hello [имя партнера], We connected a while back about [тема]. Things have moved forward on our end, and I'd be glad to reconnect if the timing works for you.
Что получаем в итоге? Повторные follow up письма – это не напоминание о том, что вы существуете. Это про управление вниманием к себе внутри длинной экспортной воронки и подтверждение того, что вы серьезно относитесь к коммуникации.
P.S. В доказательство того, что мы действуем согласно своим убеждениям, прикладываю вещдоки - несколько примеров наших follow up писем.